Tổ chức sự kiện ngoài trời có nhiều mặt tích cực, bạn có nhiều không gian để thỏa sức sáng tạo và bài trí mà không bị lo ép về khoảng diện tích. Vậy những điểm nào cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời ? Xem bài viết sau để hiểu hơn nhé.
Một số điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
– Không kiểm soát được lượng xe: nếu bạn tổ chức sự kiện trog khách sạn hay một trung tâm nào đó thì họ sẽ có bãi xe riêng, nếu số xe vượt mức, họ sẽ có phương án xử lý, còn nếu tổ chức sự kiện ngoài trời thì bạn cần phải tự tính toán và lo liệu về vấn đề này. Ngoài ra, tổ chức sự kiện ngoài trời quá đông người sẽ dẫn đến tình trạng kẹt xe, tắt đường, ồn ào, gây nhiều ảnh hưởng đến các hộ dân sinh sống xung quanh.
– Thời tiết không thuận lợi: thời tiết luôn là điều khó lường nhất, khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không mưa không gió lớn.
– Vệ sinh an toàn thực phẩm: chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống là một điều cực kỳ quan trọng vì ngoài đảm bảo độ ngon thì cần phải quan tâm về vấn đề an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả gây ra sẽ vô cùng nghiêm trọng.
– Vấn đề an ninh trật tự: các hoạt động tổ chức ngoài trời thì thường có không gian rộng rãi, thoáng mát, nhưng cũng có nhiều mặt tiêu cực như kẻ gian lợi dụng sự đông đúc để trộm cắt, móc túi,…
– Rủi ro từ các thiết bị công nghệ: Sự cố máy móc là điều không ai mong muốn, nhưng dù dự trù cẩn thận đến đâu, rất có thể các yếu tố liên quan đến kĩ thuật như âm thanh, ánh sáng, internet, máy chiếu… sẽ gặp trục trặc trong quá trình sự kiện diễn ra.
>> Tìm hiểu thêm: đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo phú quốc
Các giải pháp để hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm nhiều công đoạn và cần phải có sự chuẩn bị công phu và chu đáo để đảm bảo sự thành công. Vì thế, khi tổ chức sự kiện ngoài trời cần phải có kinh nghiệm để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra. Cụ thể phải kể đến những vấn đề sau:
– Thứ nhất, nên có kế hoạch cụ thể, phù hợp với thực tế, đúng mục tiêu tổ chức. Nghiên cứu thói quen, văn hóa của đối tượng tham dự sự kiện. Với các sự kiện mang tính chất trọng đại thì cần hạn chế tối đa kẻ gian trà trộn vào để trộm cắp tài sản.
– Thứ hai, cần chuẩn trị trang thiết bị để đối phó với hỏa hoạn, cấp cứu, các dự phòng biến cố lớn.
– Thứ ba, cần có đội ngũ chuyên trách xử lý các vấn đề về dịch vụ chăm sóc khách mời.
– Thứ tư, lập kế hoạch để đảm bảo sự an toàn, lắp đặt các thiết bị, dịch vụ an ninh.
– Thứ năm, lập bản check list các thiết bị cần kiểm tra trước khi sự kiện bắt đầu.
– Thứ sáu, lập kế hoạch xử lý rủi ro sự kiện
– Thứ bảy, xem dự báo thời tiết trước khi tổ chức.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết, nếu có nhu cầu cần tổ chức sự kiện ngoài trời vui lòng liên hệ với Bo Decor theo địa chỉ sau:
Bo Decor Việt Nam
Địa chỉ: Lầu 10, Tòa nhà Robot 308 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP. Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: +84 28 666 07 555 – +84 903 350 232
>> Mời bạn xem thêm: đơn vị tổ chức sự kiện tri ân khách hàng tại sài gòn