Lưu trữ tài liệu là bước quan trọng nhất định phải thực hiện trong quá trình hoạt động doanh nghiệp. Giống như những giá trị tài sản khác, hồ sơ lưu trữ cũng được xem là một phần tài sản doanh nghiệp. không chỉ lưu trữ tài liệu để đảm bảo đáp ứng yêu cầu theo quy định pháp luật mà còn tạo thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động lâu dài. Các hoạt động kế toán, kế toán thuế, quyết toán tháng, quý hoặc năm đều cần đến hồ sơ lưu trữ.
Sau đây, công ty TNHH Đại Lý Thuế Hợp Luật chia sẻ đến Quý Doanh nghiệp những loại hồ sơ cần phải lưu trữ lại cẩn thận, tránh trường hợp thất lạc.
- Bản điều lệ công ty
- Quy chế quản lý nội bộ công ty
- Sổ đẳng ký thành viên góp vốn hoặc sổ đăng ký cổ đông công ty
- Văn bản bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp của công ty
- Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Giấy phép và giấy chứng nhận khác
- Tài liệu, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản hợp pháp của công ty
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên, Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị, và các quyết định của công ty trong suốt thời gian kinh doanh.
- Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán (nếu có)
- Báo cáo của ban kiểm soát, bản kết luận của bên thanh tra, của tổ kiểm toán.
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, và báo cáo tài chính hàng năm của công ty.
Tất cả những thông tin này đều cần lưu trữ ở nơi thoáng mát, tránh sự xâm hại của mối mọt, hoặc gây thất lạc vì rất khó để tạo lại bản khác hợp lệ khi có yêu cầu kiểm tra.
Hệ thống sổ sách kế toán là khoản đáng lo ngại nhất tại các doanh nghiệp do số lượng hồ sơ giấy tờ mỗi năm quá nhiều và mỗi kế toán có cách làm việc khác nhau gây nên sự hỗn độn trong việc lưu trữ hồ sơ. Để hoàn thiện sổ sách kế toán, Quý Doanh nghiệp hãy liên hệ công ty TNHH Đại Lý Thuế Hợp Luật để nhận hỗ trợ tốt nhất.