Việc đặt password cho máy photocopy Ricoh đời mới là một việc làm vô cùng cần thiết vì máy sẽ giúp bạn bảo vệ an toàn cho các tài liệu mật của công ty. Bên cạnh đó thì nó còn giúp người dùng quản lý tài liệu một cách hiệu quả nhất. Với những lợi ích thiết thực này thì bạn nên tìm hiểu về tính năng bảo mật của máy khi thuê máy photo.
Đối với những bạn vừa mới sử dụng thì máy photocopy có thể chưa biết cách cài đặt về tính năng này. Bài viết này kho máy văn phòng sẽ hướng dẫn các bạn cách đặt password cho máy Photocopy Ricoh khá đơn giản và nhanh chóng nhất.
Lợi ích của việc đặt password
Hiện nay trên tất cả các dòng máy photocopy của Ricoh thì đều có tính năng phân quyền người dùng và cho phép chúng ta đặt password cho từng người dùng riêng biệt. Máy có thể quản lý được cả hàng trăm người dùng với những mật khẩu khác nhau.
Việc phân quyền người dùng sẽ giúp cho công việc bảo mật và cũng như quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Máy chỉ cho phép truy cập vào những tài liệu có bảo mật và khi bạn đăng nhập đúng tên người dùng và password và điều này sẽ giúp cho bạn ngăn chặn được những truy cập trái phép và bảo đảm an toàn tài liệu.
Bên cạnh đó thì đặt password cho máy Photocopy Ricoh còn giúp bạn kiểm soát và cũng như thống kê được số tài liệu mà từng user đã sử dụng. Như vậy công việc quản lý sẽ rất dễ dàng và khi cần kiểm tra số tài liệu đã photo bạn chỉ cần đăng nhập vào hệ thống để xem thống kê.
>> Tìm hiểu thêm về mua máy photocopy Toshiba chính hãng
Cách đặt password cho máy Photocopy Ricoh
Đặt password trên máy Photocopy Ricoh
Bước 1: Trên bảng điều khiển máy Photocopy Ricoh và nhấn chọn phím User Tool/ Counter, sau đó chọn System Setting.
Bước 2: Bạn nhấn chọn Administrator Tools và chọn Address Book Management để tạo ID cho người dùng. Ở mục Program/Change, nhấn chọn New Program và sau đó ở mục Name chọn Change rồi đặt tên cho người dùng.
Bước 3: Bạn nhấn chọn mục Auth.Info và rồi nhập mật khẩu vào ô User Code và nhấn # để xác nhận. Sau đó bạn cần nhấn Next liên tiếp 3 lần và chọn vào mục người dùng rồi cuối cùng nhấn OK.
Bước 4: Bạn chọn mục Administrator Tools sau đó nhấn Next để chuyển sang page 2 và tiếp theo bạn chọn vào mục User Authentication Management. Bạn thực hiện phân quyền cho người dùng bằng cách chọn User Code Auth và rồi chọn các chức năng cấp quyền cho người dùng và nhấn OK.
Đặt password trên máy tính
Bước 1: Bạn vào Control Panel rồi nhấn chọn Devices and printer.
Bước 2: Trên thanh menu nhấn chuột phải vào biểu tượng máy photocopy Ricoh và Printing Preferences rồi lúc này một cửa sẽ xuất hiện bạn chọn vào mục Detailed Setting và nhấn chọn vào Job Setup.
Bước 3: Tại menu Job Type bạn chọn Locked Print và bạn nhập mật khẩu vào ô User Code.
Bước 4: Bạn chọn vào ô Detail bên phải thư mục Job Type. Tiếp theo tại ô Enter User ID gõ chữ Pennkey và ở ô password tiếp tục nhập mật khẩu cho máy Photocopy Ricoh nhấn chọn OK. Tiếp theo bạn nhấn chọn Apply rồi OK và việc thiết lập User Code của máy đã được hoàn thành.
Bước 5: Trên máy photocopy bạn chọn chức năng Print rồi sau đó bạn chọn Locked Print Job. Chọn công việc của bạn và nhấn chọn Print. Pennkey sẽ thực hiện dưới ID người dùng từ đó bạn có thể kiểm soát được công việc của mình.
Trên đây thì kho máy văn phòng đã hướng dẫn các bạn 2 cách đặt password cho máy Photocopy Ricoh. Hy vọng rằng với những hướng dẫn trên thì bạn có thể tự thực hiện việc đặt mật khẩu cho chiếc máy photocopy của mình.
Ngoài ra các bạn hãy nên thường xuyên ghé thăm website của kho máy văn phòng để cập nhật được các thông tin và kiến thức hữu ích về máy photocopy hoặc cần thuê máy photocopy giá rẻ tại HCM nhé.
Hotline 1900 2283 – tư vấn 24/7